Nell’era del distanziamento sociale per eccellenza e del massiccio ricorso alla contrattazione a distanza, una delle domande che mi vengono poste più frequentemente è la seguente: “Come posso firmare un contratto a distanza con pieno valore legale?”
Per rispondere a questa domanda dobbiamo chiarire, per prima cosa, che cosa intendiamo per valore legale.
Se intendiamo per “valore legale” lo stesso effetto di una firma autografa apposta ad un documento stampato su carta, vogliamo, come obiettivo, che quel documento in caso di contestazione, sia valido ai fini dei requisiti della prova scritta prevista dall’art. 2702 c.c. che recita: “La scrittura privata fa piena prova, fino a querela di falso, della provenienza delle dichiarazioni da chi l’ha sottoscritta, se colui contro il quale la scrittura e’ prodotta ne riconosce la sottoscrizione, ovvero se questa e’ legalmente considerata come riconosciuta”.
Quindi un documento scritto e firmato su carta fa piena prova della provenienza della scrittura (quindi di chi l’ha firmata) a meno che costui non disconosca la sottoscrizione (cioè sostenga che la firma non è la propria, quindi falsa) e a meno che non venga fatta querela di falso (quando la firma è valida ma il contenuto del documento è stato, in qualche modo, alterato).
Piena prova vuol dire che non ho bisogno di dimostrare nient’altro, se non produrre quel documento ed invocare il rispetto di quanto ivi contenuto.
Documento informatico e documento analogico (bit e carta)
Il documento informatico è qualcosa di diverso rispetto al documento analogico (su carta), perchè ha una genesi sua propria.
Quando noi scriviamo un documento informatico, lo vediamo a video come se fosse un documento su carta scritto a macchina ma, in realtà, è qualcosa di molto più complesso perché nasconde, agli occhi di un non addetto ai lavori, un insieme di codici in linguaggio informatico, normalmente espresso in una sequenza di valori numerici binari.
Quindi è un pò come se, all’interno del nostro documento informatico, ci fosse un codice nascosto formato da una sequenza numerica univoca che si modifica ad ogni variazione del documento stesso.
Il nostro codice dell’Amministrazione digitale riconosce al documento informatico la qualità di “rappresentazione informatica di atti, fatti o dati giuridicamente rilevanti”, come un documento scritto (analogico).
Tuttavia una volta scritto il documento, occorre ricondurre quegli atti, fatti o dati giuridicamente rilevanti alla persona che lo ha sottoscritto, in modo da attribuirgliene la paternità o gli effetti.
Per non farci mancare nulla, le possibilità di firma di un documento informatico non sono una, nè due, né tre, ma ben quattro, con gradi di valenza diversi tra loro.
Vediamo quali.
Firma elettronica semplice
La firma elettronica semplice viene definita dal nostro codice come “l‘insieme dei dati in forma elettronica, allegati oppure connessi tramite associazione logica ad altri dati elettronici, utilizzati come metodo di identificazione informatica”.
Si tratta di firme (o meglio di meccanismi di autenticazione) realizzati mediante password, PIN, impronte digitali, credenziali di accesso ad un sito etc.).
Questo tipo di firma ha una valenza più debole, perché non assicura i necessari requisiti di autenticità, non ripudio e integrità del documento cui afferiscono.
Se ci pensiamo, anche la casella e-mail soddisfa questi requisiti, perché richiede uno username ed una password i per poterla utilizzare per scrivere e ricevere messaggi.
Perciò anche un messaggio di posta elettronica può essere ritenuto valido, se accompagnato da ulteriori elementi che ne confermino la provenienza e l’autenticità (come vedremo più avanti).
Firma elettronica avanzata
La firma elettronica avanzata è definita come un “insieme di dati in forma elettronica allegati oppure connessi a un documento informatico che consentono l’identificazione del firmatario del documento e garantiscono la connessione univoca al firmatario, creati con mezzi sui quali il firmatario può conservare un controllo esclusivo, collegati ai dati ai quali detta firma si riferisce in modo da consentire di rilevare se i dati stessi siano stati successivamente modificati.
Si tratta di una firma sempre correlata al firmatario cui afferisce, il quale, attraverso la procedura informatica della crittografia, è sempre in grado di sapere se vi siano state delle modifiche o alterazioni del documento.
Un esempio di questo tipo di firma è la firma grafometrica, ovvero quel segno apposto su un dispositivo elettronico (di solito un tablet) che viene utilizzata spesso nel settore bancario o assicurativo.
In questo caso l’autenticità della firma è collegata ad una serie di parametri grafometrici univoci, come ad esempio la pressione, l’inclinazione e la velocità di scrittura.
L’autenticità viene garantita raccogliendo, a monte, un certo numero di firme come campione da parte del soggetto interessato, che registrano questi parametri univoci e che sono in grado, successivamente, di accertare se la firma è stata fatta dalla “stessa mano” o meno.
Firma elettronica qualificata
La firma elettronica qualificata è definita come “un particolare tipo di firma elettronica avanzata che sia basata su un certificato qualificato e realizzata mediante un dispositivo sicuro per la creazione della firma”
Questo certificato conferisce certezza sull’identità del firmatario, soprattutto quando viene rilasciato da enti terzi accreditati.
Firma digitale
La firma digitale è definita come: “un particolare tipo di firma qualificata basata su un sistema di chiavi crittografiche, una pubblica e una privata, correlate tra loro, che consente al titolare di firma elettronica tramite la chiave privata e a un soggetto terzo tramite la chiave pubblica, rispettivamente, di rendere manifesta e di verificare la provenienza e l’integrità di un documento informatico o di un insieme di documenti informatici”
Questo è il sistema di firma più sicuro, non solo perché è collegato alla persona che firma, ma anche perchè si basa su un sistema di chiavi asimmetriche, una pubblica ed una privata, che conferiscono il massimo della sicurezza, della garanzia sull’identità dei firmatari e sull’integrità del documento.
Personalmente dispongo di questo tipo di firma da molti anni (mi serve per poter depositare telematicamente gli atti in Tribunale) ma ne faccio largo uso anche per sottoscrivere ogni tipo di documento informatico che necessiti di una mia firma.
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Cosa scegliere?
Il nostro codice dell’amministrazione digitale parifica gli effetti dell’art. 2702 c.c., che abbiamo visto sopra, con il documento informatico munito di firma elettronica avanzata, di firma elettronica qualificata e di firma digitale.
Questi 3 tipi di firme attribuiscono al documento quei requisiti di sicurezza, integrità, immodificabilità e di riconducibilità al loro autore che sono parificati ad un documento analogico (cartaceo) corredato di firma autografa apposta di proprio pugno.
La firma elettronica semplice non è del tutto sprovvista di validità legale ma può essere liberamente valutabile dal giudice.
Quindi un documento firmato con firma elettronica semplice, in caso di contenzioso, richiede uno sforzo probatorio più intenso per chi vuole farlo valere, perché non porta con sè quel valore di piena prova che invece garantiscono le altre modalità di firma.
Anche il Regolamento Eidas (Reg. Ue 910/2014) attribuisce effetti giuridici alla firma elettronica semplice, demandando però a ciascuno stato membro il compito di definire gli effetti giuridici delle firme elettroniche.
Questo perché la firma elettronica semplice non permette adeguate garanzie di identificazione dell’autore e di immodificabilità del contenuto del documento; ma ciò non significa che una una firma di questo tipo non abbia alcun effetto!
Ad esempio in periodo di pandemia da Covid-19 è possibile, per un avvocato come me, acquisire la procura alle liti firmata su carta, scansionata e trasmessa via E-mail assieme ad un documento di identità del mittente. Questo documento informatico può essere autenticato con firma digitale e validamente prodotto in giudizio! Ma si tratta di una norma temporanea, del tutto eccezionale e pensata per garantire il diritto di difesa nel rispetto delle prescrizioni di distanziamento sociale per il contrasto alla diffusione del Covid-19.
Invece la firma digitale gode del massimo riconoscimento legale non solo in Italia, ma in tutti i Paesi membri dell’Unione Europea!
Quando utilizzi un sistema di firma, quindi, abbi l’accortezza di verificare se si tratta di firma elettronica semplice (che spesso viene chiamata semplicemente firma elettronica) o di firma elettronica (qualificata o avanzata) o firma digitale.
Quello che consiglio sempre ai miei clienti, per non complicare oltremodo le cose, è di munirsi quanto prima di una firma digitale.
Se sei un professionista o una società, già dovresti averla obbligatoriamente.
Se non ce l’hai, vale la pena pensare di procurarsene una. Per una spesa pressoché contenuta, disporrai di un sistema di firma sicuro, valido e veloce per firmare tutti i tuoi documenti con pochi semplici passaggi.
Come verificare la firma su un documento che riceviamo da altri?
Quando ricevi un documento firmato da altri, puoi verificare il tipo di firma apposta al documento. A questo scopo ci sono vari software gratuiti che ti aiutano a capire quale tipo di firma è stata apposta al documento informatico.
Eccone un elenco di quelli principali:
(fonte Agid.gov.com)
Ti basterà scaricare uno di questi programmi, aprirli e trascinare il documento firmato per verificare subito il tipo e il certificato che accompagna quella firma, e il gioco è fatto!
Conclusioni
Come abbiamo visto, tutte le firme elettroniche e la firma digitale hanno una loro valenza legale, con la differenza che mentre la firma digitale è una firma di un documento informatico per eccellenza, la firma elettronica semplice è meno “forte” ma non per questo sprovvista di una valenza legale.
La scelta migliore è sempre una firma digitale per i contratti più importanti, di lunga durata e di importi più consistenti.
Per gli altri tipi di contratto, puoi scegliere delle firme meno forti, a favore della celerità e considerando che in Italia, ancor oggi, la firma digitale è poco diffusa e quindi potresti incontrare difficoltà a ricevere un contratto firmato in questo modo.
Se proprio non puoi permetterti di accontentarti di una firma meno forte, allora l’alternativa è quella di tornare al vecchio sistema analogico, fatto di uno scambio preliminare del contratto firmato scansionato via E-mail e del successivo scambio degli originali cartacei mediante raccomandata, meglio se con avviso di ricevimento.
Altrimenti un buon compromesso potrebbe essere quello di scambiare i documenti sottoscritti e scansionati a mezzo PEC (Posta Elettronica Certificata), che non è altro che un vero e proprio domicilio digitale su cui ricevere ed inviare comunicazioni formali ed importanti.
Se vuoi maggiori informazioni sulla valenza della PEC, leggi QUI
