Ogni giorno può capitare di dover affrontare un problema legale: magari ci viene recapitato un sollecito di pagamento non dovuto, oppure compriamo qualcosa online che, a confezione aperta, non risponde alle nostre aspettative o, ancora, discutiamo con i vicini di casa per invitarli a fare meno rumore durante le ore di riposo previste dal Regolamento condominiale.
Insomma vivere in società implica un continuo confronto con gli altri, confronto che è sempre regolato da norme giuridiche che si propongono di risolvere i conflitti tra le persone.
Allora vediamo quale è il comportamento corretto da adottare prima di rivolgersi ad un legale.
Noto che spesso c’è ancora una generalizzata resistenza nello scrivere in modo efficace.
Spesso le persone mi riportano una serie intricata di comunicazioni telefoniche e di riunioni avvenuti a più riprese, senza che su questi vi sia una benché minima traccia scritta.
Magari c’è uno scambio di messaggi whatsapp o delle E-mail che, però, sono scritte sull’onda emotiva del momento, scollegate tra loro, che fanno riferimento a fatti, luoghi o persone non facilmente inquadrabili e difficilmente sono in grado di ricostruire correttamente tutti i fatti che hanno portato alla questione controversa.
E’ sicuramente più veloce ed immediato fare una telefonata, incontrarsi di persona o scrivere un rapido messaggio whatsapp o E-mail, ma lo sforzo di scrivere e spedire una buona lettera (o anche una semplice E-mail) sarà ampiamente ripagato per due motivi fondamentali:
la controparte percepirà il peso delle vostre esternazioni, spingendola a prenderle sul serio ed a reagire;
costituire delle prove documentali che, in un eventuale giudizio, avranno un peso maggiore e godranno di migliore credibilità rispetto, ad esempio, alla prova per testimoni.
Quindi va bene anche l’incontro o la telefonata, se preceduti o seguiti da uno scambio di comunicazioni scritte.
Sarebbe sempre una buona abitudine quella di scrivere un breve promemoria dopo una riunione, nel quale riportare sinteticamente i punti principali discussi, condividendola con tutti i partecipanti ed invitandoli a fare delle osservazioni, qualora vi fossero delle imprecisioni o inesattezze.
Più tracce documentali lasciamo dei singoli fatti accaduti e più facile poi sarà ricostruire la vicenda in caso di necessità.
Come fare a scrivere una buona lettera
Vediamo, allora, quali sono le 5 mosse importanti per creare la nostra lettera, prendendo come esempio il caso di un acquisto on line di un prodotto poi rivelatosi difettoso:
Fare ordine
Spesso sull’onda emotiva della rabbia, del risentimento o della frustrazione, è normale perdere un pò di lucidità.
E’ quindi una buona abitudine stendere una lista dettagliata di quello che si vuole dire, prima di scrivere la lettera vera e propria.
Un buon punto di partenza è quello di scrivere una scaletta di tutti i fatti rilevanti in ordine cronologico, per poi passare alle valutazioni di ciò che è successo, per concludere con la richiesta che vogliamo sia esaudita.
La lista potrà essere compilata e rivista più volte, in modo da riordinare le idee.
Il nostro obiettivo è comunicare qualcosa che vanga correttamente percepita dal destinatario.
La nostra chiarezza mentale ci permetterà di essere altrettanto chiari nell’esposizione, rendendo il nostro scritto più efficace per i nostri scopi.
Un pò di cura per la forma
Per quanto possiamo negarlo, è importante scrivere la lettera in un linguaggio semplice ma grammaticalmente corretto, magari aiutandosi con Virgilio Parole e con Virgilio Sinomi e Contrari per evitare ripetizioni e rendere la lettura della lettera più fluida possibile.
La premessa
È importante esordire con una sintetica ma completa premessa, raccontando tutti i fatti pregressi in ordine cronologico (ad es:. Con riferimento all’ordine n. XXXXXXX eseguito in data XXXXXXXX, avente ad oggetto il XXXXXXXXX).
Potrebbe apparire superfluo scriverlo, perché sembra logico che la controparte sappia a che cosa ci stiamo riferendo, però è normale che, ad esempio, in un contesto aziendale vi siano molte persone e che, con molta probabilità, la persona addetta agli ordini sarà diversa da quella che si occupa dei reclami.
Quindi più informazioni e dati forniamo, più sarà rapido e semplice, per chi riceve la lettera, ricostruire la vicenda, rendendo più veloce anche la risposta.
Inoltre dobbiamo sempre pensare che quella lettera non è destinata solo alla controparte ma, in un secondo momento, potrà essere letta anche da altre persone (ad esempio un mediatore, un arbitro o il Giudice che sarà eventualmente investito della controversia).
Quindi una precisa e puntuale premessa dei fatti pregressi è doverosa, per permettere anche al lettore esterno di ricondurre quella missiva al rapporto contrattuale cui si riferisce, mettendolo nelle condizioni di capire l’antefatto ed inquadrare correttamente il contenuto della missiva.
Il problema va spiegato in modo analitico
Bisogna indicare con la massima precisione il contenuto delle nostre esternazioni.
Ad esempio se citiamo dei vizi del prodotto acquistato, è bene essere molto pignoli e precisi, anche a costo di risultare talora ripetitivi.
Quindi ad esempio bisogna scrivere: “Quando ho aperto la confezione ho notato subito che l’apparecchio era ammaccato …. una volta messo in funzione ho subito sentito un fortissimo odore di bruciato …. ho fatto visionare l’apparecchio da un elettricista, il quale mi ha confermato che l’apparecchio non è a norma in quanto XXXXXXX … questo rende impossibile l’utilizzo dell’apparecchio … etc etc”.
Se l’elenco non è esaustivo, è bene indicarlo espressamente, riservandosi di comunicare in un secondo momento ulteriori problemi che dovessero essere individuati od accertati posteriormente.
Più dati oggettivi vengono inseriti, più la ricostruzione della vicenda sarà “credibile”.
La call to action
Mai e poi mai concludere la lettera con un semplice “Cordiali Saluti”.
Anche qui sembrerebbe scontato, ma è importante concludere la lettera formulando una o più richieste specifiche ed assegnando un termine per la risposta.
Ad esempio si può scrivere: “Le chiedo, pertanto, di indicarmi le modalità di restituzione del prodotto difettoso, nonché le modalità di rimborso della somma pagata, entro e non oltre 15 giorni dal ricevimento della presente. In mancanza, sarò costretto a rivolgermi ad un legale …”; oppure, più semplicemente, assegnate alla controparte un termine, congruo e preciso, per invitarla a fornire una risposta per iscritto, per costringerla a mettere nero su bianco la sua versione dei fatti.
In questo modo stimolerete la controparte all’azione e, se questa non ci sarà, anche la mancata risposta entro il termine assegnato avrà un suo peso in un eventuale giudizio.
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Posta o PEC
Scritta la lettera, questa va stampata in due esemplari: uno sarà l’originale firmato, che sarà inserito nella busta; l’altro sarà una copia che conserverete con cura, pinzandoci dietro la ricevuta della raccomandata e la cartolina di ricevimento, una volta che questa vi sarà restituita.
Oppure, se disponete di una casella PEC (Posta Elettronica Certificata) potete semplicemente impaginare la vostra lettera ed inviarla con questo pratico, veloce ed economico sistema che, però, è valido solo in Italia e non al di fuori dei confini nazionali.
Questo sistema permette di ottenere una ricevuta pari a quella di una raccomandata con avviso di ricevimento.
Eviterei l’E-mail normale perché non offre certezza legale del ricevimento.
Inoltre occorre fare attenzione a cosa c’è scritto nelle condizioni generali di vendita: in questo documento potrebbero essere previste delle forme specifiche per poter produrre certi effetti giuridici (quali la risoluzione del contratto, il recesso etc.).
In linea di massima è bene attenersi a queste disposizioni previste nelle condizioni generali di contratto, anche al fine di evitare che la scelta di un sistema di invio errato, possa essere inefficace e far decorrere inutilmente termini di legge (spesso molto stretti) per l’esercizio di certi diritti (per esempio nella compravendita, la denuncia di vizi e difetti va comunicata entro 8 giorni dalla scoperta, a pena di decadenza. Per il consumatore il termine è di 60 giorni. L’esercizio del diritto di recesso va manifestato entro 14 giorni dal ricevimento del prodotto o del servizio etc. etc.).
E’ molto importante, quindi, scrivere tempestivamente e con molta cura la lettera (o le lettere, se ciò fosse necessario) e conservarne una copia con le relative ricevute: se il problema non si risolverà, la vostra lettera costituirà un importante documento dotato di valore legale, che rappresenterà la base per fondare le vostre ragioni in giudizio.
Se non sai che cos’è e come funziona la PEC, ti invito a guardare questo video, in cui ti spiego perché penso che tutti dovrebbero avere una!
Avvertenze importanti
I suggerimenti contenuti in questo articolo sono utili per cominciare a gestire una questione legale, con documenti che poi potranno essere utilizzati in un secondo momento come prova.
Tuttavia è sempre preferibile rivolgersi ad un legale per ricevere una consulenza personalizzata ed approfondita, prima di scrivere cose che potrebbero portare più danni che benefici.
Inoltre una lettera firmata da un avvocato ha un peso diverso rispetto ad una email scritta dalla controparte. Chi riceve la lettera da un avvocato percepisce che l’altra parte sta facendo sul serio e che si sta facendo seguire da un professionista che può andare davvero a fondo della vicenda.
Perciò se desideri un aiuto in questo, sono a disposizione!
