In questo articolo vediamo assieme un piccolo ripasso di come gestire correttamente una Newsletter nel rispetto del GDPR.
Durante le vacanze di agosto 2022 mi sono dedicata alla lettura delle newsletter alle quali ero iscritta; era da parecchio tempo che non riuscivo a leggere con attenzione le newsletter e mi sono sorpresa nel constatare quanto grande fosse il valore contenuto in quelle email.
Di certo questo dipende dalla bravura e dalla dedizione delle persone che ne curano la scrittura e che ho scelto accuratamente a monte, ma in generale mi sono fermata a riflettere su quanto sia meglio dedicare del tempo alla lettura delle newsletter piuttosto che fare scrolling infinito sui social.
Infatti lo scrolling infinito sui social non ha mai fine è stanca tantissimo.
Ecco perchè ho deciso di dedicare più tempo alla lettura delle newsletter; lo considero del tempo bene investito dove acquisisco delle informazioni che sono utili per la mia crescita personale e per il mio lavoro.
E questo per tre motivi:
1. Le Newsletter non ti tengono incollata allo schermo per intere mezz’ore senza accorgertene, ma hanno un inizio e una fine e si prestano bene ad essere consumate durante brevi pause rigeneranti;
2. le Newsletter alle quali rimanere iscritti le scegliamo noi a monte, quindi non ci vengono imposti contenuti dall’esterno, ma partecipiamo attivamente, come protagonisti assoluti, nella scelta delle informazioni che vogliamo nutrano il nostro cervello;
3. la lettura delle Newsletter arricchisce, non prosciuga di energie come lo scrolling casuale dei social network.
Newsletter legale digitale
Così ho fatto alcune riflessioni anche riguardo alla mia newsletter – se non sei ancora iscritto ti invito a farlo – che invio una email massimo due al mese.
Mi sono fatta varie domande, e, ad un certo punto – anziché rispondermi da sola – ho pensato di chiedere direttamente ai miei iscritti che cosa avevano piacere di ricevere e con quale frequenza da parte di un avvocato che si occupa di digitale.
Sono rimasta davvero piacevolmente sorpresa delle risposte che mi sono state date, perché mi hanno aiutato davvero a capire che cosa le persone iscritte alla mia lista amano leggere da parte mia.
Se ti interessa sapere quanti mi hanno risposto, come mi hanno risposto, e come queste risposte mi hanno aiutata e mi stanno aiutando a scrivere delle newsletter più belle e interessanti per chi le legge, lascia un commento qui sotto e vedrò di raccontartelo in uno dei prossimi articoli.
Quello di cui vorrei occuparmi oggi, invece, è di ripassare velocemente alcune regole importanti per una corretta gestione della lista email, sia per rispettare la legge, sia per avere un pubblico di lettori felici.
Ecco allora i “mai più senza” della newsletter.
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“Mai più senza” della Newsletter
Ecco una pratica check list per gestire correttamente la Newsletter, appunto i “Mai più senza”:
- La newsletter è un modo “invasivo” di entrare nella vita privata delle persone e va, quindi, usato con molta cautela.
- La preventiva autorizzazione è necessaria per inviare newsletter (mentre nel caso di telefonate commerciali vige il principio opposto: posso ricevere chiamate commerciali a meno che non abbia negato il consenso, mediante comunicazione diretta o mediante iscrizione nel registro delle opposizioni).
- E’ importante spiegare bene quali dati vengono trattati; attenzione che i dati non sono solo quelli raccolti tramite modulo cartaceo o form online (nome ed email), ma anche tutti quei dati che vengono raccolti e registrati durante la permanenza dell’utente nelle piattaforme che gestiscono i dati, come ad esempio le email aperte, i link cliccati e tutte quelle informazioni che vengono registrate in piattaforma e che puoi visualizzare sulle attività dell’iscritto.
- Quando l’utente si disiscrive dalla lista email, di fatto rimane nel database, anche se in una lista apposita dalla quale nessuna email dovrebbe essere inviata. Tuttavia dopo un certo periodo di tempo i dati devono essere cancellati, sia perché non è possibile tenerli all’infinito e senza una valida giustificazione (base giuridica) sia perché la piattaforma continua a registrare eventuali azioni sulle email precedentemente inviate (ad esempio se un utente apre una mail inviata anche molto tempo addietro, il sistema registra l’apertura. Quindi è bene analizzare con attenzione come funziona l’autorisponditore e fare pulizia periodica delle liste, per non avere i c.d. scheletri nell’armadio, che possono facilmente essere scovati durante un controllo da parte di ispettori particolarmente attenti e preparati.
- Dietro all’indirizzo email c’è sempre una persona (o almeno nella maggior parte dei casi); sollecitare l’interazione, chiedendo agli iscritti quali sono le proprie preferenze nel tempo è un ottimo modo per costruire una community e per assicurarsi di fornire sempre contenuti utili e piacevoli per chi legge.
Rischi e sanzioni
Le sanzioni per una gestione non corretta della Newsletter possono essere alquanto pesanti. Per le violazioni più lievi, fino ad € 10.000.000,00 o fino al 2% del fatturato annuo mondiale e, per le violazioni più gravi, fino ad € 20.000.000,00 o fino al 4% del fatturato annuo mondiale.
Il rischio di una gestione non corretta di una lista email non è solo di natura economica, ma può anche evolversi in un danno alla reputazione del brand. I provvedimenti del Garante vengono pubblicati sul sito e sono visibili a chiunque.
Infine, ultimo ma non per importanza, qualora il Garante dovesse rilevare una gestione non corretta della lista email, potrebbe inibirne l’uso: questo significa che si rischia di buttare – in un battibaleno – anni di risorse (soldi e tempo) spesi per la crescita della propria lista email.
