Usare l’intelligenza artificiale in azienda: tutto quello che devi sapere

Una guida semplice e pratica per l’azienda e il professionista 

L’intelligenza artificiale ormai non è più una tecnologia riservata alle grandi aziende o alle società informatiche, oggi è già entrata nelle attività quotidiane di migliaia di piccole e medie imprese italiane.

C’è chi la utilizza per scrivere e-mail, preparare offerte commerciali, creare contenuti per il sito web o per i social network. C’è chi la impiega per analizzare documenti, tradurre testi, elaborare dati o automatizzare attività ripetitive. E spesso questi strumenti vengono usati spontaneamente dai collaboratori, senza una vera strategia aziendale.

L’intelligenza artificiale offre opportunità straordinarie. Può aumentare la produttività, ridurre i tempi di lavoro e consentire anche alle realtà più piccole di svolgere attività che, fino a pochi anni fa, richiedevano investimenti molto più elevati.

Accanto ai vantaggi, però, emergono anche nuove responsabilità.

È possibile inserire i dati dei clienti in ChatGPT? Occorre formare i dipendenti? Esistono obblighi di trasparenza? L’AI Act riguarda anche una piccola impresa che utilizza semplicemente strumenti acquistati da terzi?

Sono domande che molti imprenditori iniziano a porsi e alle quali non è sempre facile trovare risposte chiare.

Questa guida nasce proprio con questo obiettivo: spiegare, con un linguaggio semplice e senza inutili tecnicismi, cosa significa utilizzare l’intelligenza artificiale in azienda oggi, quali sono le principali regole da conoscere e quali accorgimenti possono aiutare una PMI a sfruttarne i vantaggi riducendo i rischi.

Non troverai un commento articolo per articolo dell’AI Act, ma una guida pratica pensata per aiutarti a capire cosa è davvero importante per la tua attività.

La tua azienda usa già l’intelligenza artificiale (anche se forse non te ne sei accorto)

Se ti chiedessi se la tua azienda utilizza l’intelligenza artificiale, probabilmente penseresti subito a strumenti come ChatGPT, Claude o Gemini.

In realtà, l’intelligenza artificiale è ormai presente in moltissimi software che utilizziamo ogni giorno, spesso senza rendercene conto.

Ad esempio, utilizzi già l’IA quando:

– fai correggere o riscrivere un testo da Microsoft Copilot;

– traduci un documento con strumenti di traduzione automatica;

– utilizzi un software di grafica che genera immagini o modifica fotografie;

– impieghi un CRM che suggerisce le migliori azioni commerciali;

– usi un gestionale che analizza dati e produce report automatici;

– affidi il servizio clienti a un chatbot che risponde automaticamente alle domande più frequenti.

L’elenco potrebbe continuare ancora a lungo.

L’intelligenza artificiale, infatti, non è un singolo programma, ma una tecnologia che viene progressivamente integrata all’interno dei software che le imprese utilizzano quotidianamente.

Per questo motivo, la vera domanda non è:”La mia azienda utilizza l’intelligenza artificiale?” Ma piuttosto: “In quali attività la stiamo già utilizzando e con quali regole?”

Ed è proprio qui che molte PMI scoprono il primo problema.

L’adozione dell’intelligenza artificiale è avvenuta, nella maggior parte dei casi, in modo spontaneo.

Un collaboratore apre un account gratuito su ChatGPT, un altro prova Copilot, qualcuno utilizza un generatore di immagini per i social network, mentre il reparto marketing sperimenta nuovi strumenti per creare contenuti.

Tutto questo accade spesso senza una decisione aziendale, senza una formazione specifica e senza regole condivise.

Dal punto di vista della produttività è una buona notizia: significa che le persone stanno cercando strumenti per lavorare meglio.

Dal punto di vista organizzativo e legale, però, è opportuno fermarsi un momento e chiedersi:

– Chi utilizza questi strumenti?

– Per quali attività?

– Vengono inseriti dati personali o informazioni riservate?

– I risultati vengono sempre verificati da una persona?

– Esistono indicazioni aziendali sul loro corretto utilizzo?

Queste domande rappresentano il punto di partenza di qualsiasi percorso di conformità. Prima ancora di parlare di AI Act o di obblighi normativi, è fondamentale capire come l’intelligenza artificiale viene realmente utilizzata all’interno dell’impresa.

Lo sapevi?

In molte aziende l’intelligenza artificiale entra “dalla porta di servizio”: non è l’imprenditore a introdurla, ma sono i dipendenti e i collaboratori che iniziano spontaneamente a utilizzare strumenti gratuiti per lavorare più velocemente. Proprio per questo motivo molte imprese non hanno una reale consapevolezza di come e quanto l’IA venga già utilizzata al loro interno.

Non dare per scontato di sapere se la tua azienda utilizza l’intelligenza artificiale. Prima di parlare di obblighi, è fondamentale mappare gli strumenti già presenti nei processi aziendali. Solo così sarà possibile valutare correttamente rischi e adempimenti.

Perché sempre più PMI stanno scegliendo l’intelligenza artificiale

L’intelligenza artificiale non è diventata così diffusa per caso.

Le imprese la stanno adottando perché consente di svolgere molte attività in meno tempo, migliorare l’organizzazione del lavoro e dedicare più energie alle attività a maggior valore aggiunto.

Per una piccola o media impresa, dove il tempo è una risorsa preziosa e le persone spesso ricoprono più ruoli contemporaneamente, questi vantaggi possono fare una grande differenza.

L’intelligenza artificiale, ad esempio, può aiutare a:

– organizzare le attività quotidiane, pianificare progetti e gestire il lavoro del team;

– scrivere una prima bozza di una e-mail, di un’offerta commerciale o di un documento;

– riassumere documenti lunghi o complessi;

– tradurre testi in più lingue;

– preparare idee per articoli, newsletter o contenuti social;

– analizzare dati e predisporre report;

– elaborare fogli di calcolo e individuare tendenze;

– creare presentazioni, immagini o materiale grafico;

– automatizzare attività ripetitive e a basso valore aggiunto;

– supportare il servizio clienti attraverso assistenti virtuali o chatbot.

Naturalmente, questi sono solo alcuni esempi. Ogni settore può individuare applicazioni diverse in base alle proprie esigenze, scegliendo tra una vasta gamma di sistemi di intelligenza artificiale generici o più specifici.

L’obiettivo non è di sostituire le persone, ma permettere loro di lavorare meglio.

Un’attività che richiedeva un’ora può richiederne dieci minuti. Un documento che sarebbe stato scritto da zero può partire da una bozza da verificare e personalizzare. Una ricerca preliminare può essere svolta molto più rapidamente.

Questo significa avere più tempo da dedicare ai clienti, alle decisioni strategiche e a tutte quelle attività nelle quali il valore aggiunto dell’esperienza umana rimane insostituibile.

Proprio perché l’intelligenza artificiale è destinata a diventare uno strumento di lavoro sempre più diffuso, è importante imparare a utilizzarla in modo consapevole.

L’obiettivo della normativa non è impedire alle imprese di innovare, ma favorire un utilizzo dell’IA che sia affidabile, trasparente e rispettoso dei diritti delle persone.

Per questo motivo il vero errore oggi non è utilizzare l’intelligenza artificiale, il vero rischio è utilizzarla senza sapere come farlo in modo corretto.

Perché usare l’intelligenza artificiale senza regole può diventare un problema

L’entusiasmo con cui molte imprese stanno adottando l’intelligenza artificiale è del tutto comprensibile.

I vantaggi sono evidenti e, nella maggior parte dei casi, superano di gran lunga gli svantaggi.

Proprio per questo motivo, però, è importante evitare un errore molto comune: utilizzare questi strumenti senza chiedersi quali conseguenze possano avere sul piano organizzativo, della sicurezza e della conformità normativa.

L’intelligenza artificiale, infatti, non è un semplice programma di videoscrittura, ma è uno strumento capace di elaborare grandi quantità di informazioni, generare nuovi contenuti, supportare decisioni e automatizzare processi aziendali e, soprattutto, apprende autonomamente, a prescindere dalle istruzioni che riceve dai prompt.

Più aumenta il suo utilizzo, più potente diventa e maggiore diventa la necessità di governarlo.

Per una PMI i principali profili di attenzione riguardano almeno cinque aree critiche:

1. Protezione dei dati personali

Uno degli errori più frequenti consiste nell’inserire nei sistemi di intelligenza artificiale dati personali di clienti, dipendenti, fornitori o altri soggetti, senza chiedersi se ciò sia consentito e quali garanzie offra il servizio utilizzato.

L’AI Act non sostituisce il GDPR: quando vengono trattati dati personali, continuano ad applicarsi tutte le regole previste dalla normativa privacy. E quando carichiamo dati nella chat di un sistema di AI o autorizziamo l’integrazione nel programma di posta elettronica o di videoscrittura, stiamo condividendo dati con qualcuno e chissà dove nel mondo.

2. Informazioni riservate e know-how aziendale

Oltre ai dati personali, molte imprese inseriscono nei prompt preventivi, strategie commerciali, contratti, listini prezzi, procedure interne o altri documenti riservati.

Queste informazioni rappresentano spesso uno dei patrimoni più importanti dell’azienda, per le quali spesso si sottoscrivono – o si fanno sottoscrivere – accordi di riservatezza con penali anche molto elevate. Meritano, quindi, particolare attenzione.

Prima di condividere qualsiasi documento con un sistema di IA è opportuno chiedersi se sia davvero necessario e quali garanzie offra il fornitore del servizio.

3. Affidabilità delle risposte

L’intelligenza artificiale può essere estremamente utile, ma non è infallibile.

Può generare informazioni inesatte, citare fonti inesistenti, interpretare male un documento o fornire risposte apparentemente corrette che, in realtà, contengono errori.

Per questo motivo i risultati prodotti dall’IA devono sempre essere verificati da una persona, soprattutto quando riguardano decisioni importanti o documenti destinati a clienti, fornitori o pubbliche amministrazioni.

I sistemi c.d. chiusi, che attingono solo a fonti selezionate e verificate, riducono il rischio di allucinazioni, ma non gli errori di interpretazione delle fonti.

4. Proprietà intellettuale e diritto d’autore

Testi, immagini, fotografie, codice software e altri contenuti generati con l’aiuto dell’intelligenza artificiale possono sollevare questioni legate al diritto d’autore e ai diritti di proprietà intellettuale.

Anche quando uno strumento consente di creare un contenuto in pochi secondi, è opportuno verificarne la liceità, le condizioni d’uso e l’eventuale presenza di diritti di terzi.

5. Responsabilità dell’impresa

L’intelligenza artificiale può suggerire una risposta, predisporre un documento o formulare una raccomandazione.

La responsabilità delle decisioni, però, continua a ricadere sulle persone e sull’organizzazione che scelgono di utilizzare quello strumento.

In altre parole, l’IA può supportare il lavoro umano, ma non sostituire il giudizio, il controllo e la responsabilità di chi opera all’interno dell’impresa.

Prima di chiedersi quali obblighi imponga l’AI Act, ogni impresa dovrebbe porsi una domanda più semplice:

Chi decide come utilizzare l’intelligenza artificiale all’interno dell’azienda?

Se la risposta è “ognuno fa un po’ come crede”, probabilmente è arrivato il momento di definire alcune regole condivise.

Perché oggi esistono regole sull’intelligenza artificiale?

Se l’intelligenza artificiale offre così tanti vantaggi, perché l’Unione europea ha deciso di regolamentarla (assieme all’Italia con la L. 132/2025 e i conseguenti decreti attuativi)?

Perché gli strumenti di intelligenza artificiale stanno diventando sempre più potenti e vengono utilizzati in ambiti che possono incidere concretamente sulla vita delle persone e sull’attività delle imprese.

Pensiamo, ad esempio, a un sistema che seleziona automaticamente i candidati per un colloquio di lavoro, valuta l’affidabilità creditizia di un cliente, analizza curriculum, suggerisce diagnosi mediche o assiste un giudice nella ricerca della giurisprudenza.

In questi casi un errore dell’intelligenza artificiale può produrre conseguenze molto più serie rispetto a un semplice errore di battitura in una e-mail.

L’obiettivo dell’AI Act, quindi, non è rallentare l’innovazione né vietare alle imprese di utilizzare questi strumenti.

L’Unione europea intende favorire lo sviluppo e l’utilizzo dell’intelligenza artificiale, ma stabilendo alcune regole comuni per garantire che i sistemi siano affidabili, trasparenti e rispettosi dei diritti fondamentali delle persone.

Per questo motivo l’AI Act adotta un approccio basato sul rischio.

Non tutti i sistemi di intelligenza artificiale sono considerati uguali.

Più elevato è il rischio che un sistema può comportare per la sicurezza o per i diritti delle persone, maggiori saranno gli obblighi previsti dalla normativa.

Al contrario, gli strumenti che presentano rischi limitati sono soggetti a regole molto meno gravose.

Il rischio non dipende solo dalla tecnologia, dipende anche e soprattutto da come la tecnologia viene utilizzata in concreto nell’attività quotidiana.

Questo significa che una PMI che utilizza l’intelligenza artificiale per attività ordinarie non deve affrontare gli stessi adempimenti previsti per chi utilizza sistemi destinati, ad esempio, al settore sanitario, finanziario, legale o alla gestione delle infrastrutture critiche.

Comprendere questa logica è fondamentale.

Molti imprenditori temono che l’AI Act imponga obblighi eccessivi a qualsiasi utilizzo dell’intelligenza artificiale.

In realtà, il Regolamento distingue chiaramente le diverse situazioni e applica obblighi proporzionati al ruolo svolto e al livello di rischio del sistema utilizzato.

L’AI Act riguarda anche la tua PMI?

Questa è probabilmente la domanda che mi viene rivolta più spesso.

La risposta è: dipende.

Non dalle dimensioni dell’azienda, ma come abbiamo già detto da come utilizza l’intelligenza artificiale.

Molti imprenditori sono convinti che l’AI Act riguardi soltanto le grandi aziende tecnologiche che sviluppano sistemi di intelligenza artificiale, ma in realtà il Regolamento interessa un numero molto più ampio di imprese.

Per capire se e in quale misura la normativa possa riguardare anche la tua azienda, prova a porti queste domande.

La tua azienda utilizza strumenti di intelligenza artificiale?

Se la risposta è sì, la tua azienda è già interessata dall’AI Act.

La tua azienda sviluppa o personalizza sistemi di IA?

Alcune imprese non si limitano a utilizzare strumenti esistenti, ma sviluppano applicazioni basate sull’intelligenza artificiale oppure personalizzano software destinati ai propri clienti. In questi casi gli obblighi possono essere più articolati.

La tua azienda rivende software di intelligenza artificiale?

Anche chi distribuisce o commercializza determinati sistemi di IA può assumere specifiche responsabilità previste dal Regolamento.

Perché è importante individuare il proprio ruolo?

L’AI Act non impone gli stessi obblighi a tutte le imprese perché le responsabilità cambiano in base al ruolo concretamente svolto.

Per semplificare, possiamo distinguere quattro figure principali.

1. Utilizzatore (deployer)

È il caso più frequente per le PMI.

L’azienda utilizza strumenti di intelligenza artificiale sviluppati da altri per svolgere le proprie attività.

È il caso, ad esempio, di uno studio professionale che utilizza ChatGPT, di un’agenzia di marketing che impiega strumenti di generazione di immagini o di un’impresa che utilizza Copilot per supportare il lavoro dei propri dipendenti.

2. Fornitore (provider)

È l’impresa che sviluppa un sistema di intelligenza artificiale oppure lo mette sul mercato con il proprio nome o marchio.

Per questa figura il Regolamento prevede gli obblighi più articolati.

3. Importatore

È il soggetto che introduce nel mercato europeo un sistema di intelligenza artificiale proveniente da un Paese extra UE.

4. Distributore

È chi rende disponibile un sistema di IA sul mercato europeo senza modificarne le caratteristiche essenziali.

Quindi anche un semplice utilizzatore potrebbe dover adottare specifiche misure organizzative, soprattutto quando impiega sistemi di IA in contesti particolarmente delicati o classificati dalla normativa come ad alto rischio.

Per questo motivo è importante evitare conclusioni affrettate.

Capire quale ruolo riveste la propria azienda rappresenta il primo passo per comprendere quali obblighi possano effettivamente applicarsi.

Cosa deve fare concretamente una PMI che utilizza l’intelligenza artificiale?

Non esiste un elenco di adempimenti valido per tutte le imprese perchè gli obblighi previsti dall’AI Act dipendono dal ruolo dell’azienda, dal tipo di sistema utilizzato e dal livello di rischio delle attività svolte.

Occorre, quindi, seguire un percorso ben delineato, che si sviluppa nelle seguenti fasi:

1. Sapere quali strumenti vengono utilizzati

E’ necessario fare una lista di tutti i sistemi di intelligenza artificiale utilizzati o, ancor meglio, che si intende utilizzare (prima la compliance, poi l’utilizzo).

La raccolta di queste informazioni deve essere molto accurata, perché non vanno inseriti solo i sistemi di intelligenza artificiali autonomi (Chat GPr, Claude etc.) ma anche tutti quelli che sono integrati nei software che l’azienda usa (posta elettronica, programma per la videoscrittura, programma per la gestione della fatturazione, CRM, analitycs ecc.).

Occorre, quindi, cercare accuratamente tutti gli angoli in cui si annida una possibile integrazione con sistemi di AI.

2. Capire come vengono utilizzati

Fatta la lista, per ciascuna voce serve stabilire per cosa vengono utilizzati, come vengono utilizzati e quali sono i rischi che potrebbero verificarsi nell’utilizzo di questi sistemi.

Per farlo, si incrociano i livelli di rischio dell’AI ACT con il concreto utilizzo (lavoro, sanità, istruzione ecc.).

Infine vanno individuate le categorie di dati che sono coinvolti: dati personali, dati sensibili, informazioni aziendali riservate etc.

In questa fase si scende nel dettaglio, applicando la normativa del GDPR, contrattuale e della concorrenza.

Occorre comprendere anche:

– per quali attività vengono utilizzati;

– chi li utilizza;

– quali dati vengono inseriti;

– quali risultati producono;

– chi verifica tali risultati.

Questa analisi consente di individuare le aree che meritano maggiore attenzione.

3. Formare chi utilizza l’intelligenza artificiale

Uno degli aspetti più innovativi dell’AI Act riguarda proprio la formazione.

Le persone che utilizzano sistemi di intelligenza artificiale devono possedere un livello di alfabetizzazione adeguato alle attività svolte.

Non significa organizzare lunghi corsi teorici, ma offrire loro le conoscenze adeguate per utilizzare in sicurezza e governare gli strumenti utilizzati. 

Altrimenti è come se l’azienda fornisca un autoveicolo ad un dipendente che non ha la patente.

4. Definire regole interne chiare

Ogni impresa dovrebbe stabilire, anche con un documento semplice e facilmente comprensibile:

– quali strumenti possono essere utilizzati;

– quali dati non devono essere inseriti nei prompt;

– chi è autorizzato a utilizzare determinati sistemi;

– come garantire un controllo umano;

– definizione di ruoli e responsabilità;

– come devono essere gestiti i risultati prodotti dall’intelligenza artificiale.

Queste indicazioni aiutano a rendere più uniforme e sicuro l’utilizzo dell’IA all’interno dell’organizzazione.

5. Valutare gli obblighi di trasparenza

In alcuni casi la normativa richiede che le persone siano informate del fatto che stanno interagendo con un sistema di intelligenza artificiale oppure che determinati contenuti sono stati generati o modificati mediante IA.

Non si tratta di un obbligo generalizzato.

Occorre valutare caso per caso, tenendo conto delle caratteristiche del sistema utilizzato e delle finalità per cui viene impiegato.

6. Non dimenticare il GDPR

Quando l’intelligenza artificiale tratta dati personali, l’AI Act non sostituisce il GDPR.

Le due normative convivono e devono essere applicate insieme.

Per questo motivo è importante verificare se gli strumenti utilizzati comportino trattamenti di dati personali e se siano state adottate le misure richieste dalla normativa privacy.

Sapere quali strumenti vengono utilizzati, definire poche regole chiare e formare le persone permette di lavorare con maggiore serenità, ridurre gli errori e sfruttare al meglio le potenzialità dell’intelligenza artificiale.

L’obiettivo non è limitare l’innovazione, ma renderla sostenibile nel tempo.

E se queste regole non vengono rispettate?

Quando si parla di AI Act, l’attenzione si concentra spesso sulle sanzioni economiche previste dal Regolamento.

Si tratta certamente di un aspetto importante, ma non è quello che dovrebbe preoccupare maggiormente una piccola o media impresa.

Nella pratica, i primi problemi derivano spesso da un utilizzo poco consapevole dell’intelligenza artificiale e possono manifestarsi molto prima di un eventuale controllo da parte delle autorità.

• Danno reputazionale

Un contenuto errato pubblicato sul sito aziendale, un chatbot che fornisce informazioni inesatte, una risposta automatica offensiva o discriminatoria, la diffusione involontaria di informazioni riservate o l’utilizzo poco trasparente dell’intelligenza artificiale possono compromettere il rapporto di fiducia costruito negli anni con clienti e partner.

La reputazione di un’impresa è uno dei suoi beni più preziosi e, una volta compromessa, può essere difficile da recuperare.

• Violazioni della normativa sulla protezione dei dati

L’inserimento nei sistemi di IA di dati personali o informazioni riservate senza le necessarie cautele può esporre l’impresa a contestazioni e responsabilità anche ai sensi del GDPR.

• Errori nei processi aziendali

L’intelligenza artificiale può produrre risultati molto convincenti ma non sempre corretti.

Affidarsi alle risposte generate senza un’adeguata verifica può tradursi in errori nei contratti, nelle comunicazioni commerciali, nei documenti tecnici o nelle decisioni aziendali.

• Contestazioni da parte di clienti e partner

Un utilizzo scorretto dell’IA può incidere anche sui rapporti commerciali, dando origine a richieste di chiarimento, reclami o contestazioni, soprattutto quando vengono utilizzati contenuti inesatti, immagini non autorizzate o informazioni fuorvianti.

• Le sanzioni previste dall’AI Act

Naturalmente l’AI Act prevede anche un sistema di sanzioni amministrative, particolarmente severo per le violazioni più gravi.

Tuttavia, per la maggior parte delle PMI, il vero obiettivo non dovrebbe essere evitare una sanzione.

L’obiettivo dovrebbe essere utilizzare l’intelligenza artificiale in modo consapevole, proteggere il patrimonio informativo dell’azienda, mantenere la fiducia dei clienti e ridurre il rischio di errori che potrebbero avere conseguenze economiche e reputazionali ben più rilevanti.

Articolo scritto con ausilio strumentale di IA

Avv. Frida Del Din